Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế sâu rộng, việc nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế quốc gia. Tuy nhiên, thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam là một quy trình phức tạp, yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về các quy định của pháp luật. Bài viết này, Beezo sẽ làm rõ các bước cần thiết trong quá trình nhập khẩu, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến các bước kiểm tra và thông quan.

Hoạt động nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam

Theo quy định tại Điều 28 của Luật Thương mại, hoạt động nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc chuyển hàng hóa từ quốc gia khác vào Việt Nam, bao gồm cả các khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam mà hải quan cho phép theo quy định của pháp luật. Nói một cách đơn giản, nhập khẩu hàng hóa là quá trình đưa sản phẩm, nguyên liệu, hàng hóa… từ các công ty nước ngoài vào Việt Nam để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hoặc hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tại sao cần nắm rõ thủ tục nhập khẩu

Việc nắm rõ thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam là rất quan trọng vì điều này giúp doanh nghiệp thực hiện các quy trình một cách chính xác và hiệu quả, tránh những rủi ro pháp lý. Hơn nữa, việc hiểu các quy định về nhập khẩu còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đẩy nhanh quá trình thông quan và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó cải thiện lợi nhuận và tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Quy định về nhập khẩu hàng hóa

Dựa theo quy định của Luật Quản lý ngoại thương năm 2017, việc làm hồ sơ hải quan cho hàng hóa nhập khẩu cần tuân thủ một số quy định cụ thể. Theo đó, hàng hóa nhập khẩu phải được kiểm tra theo các quy định kỹ thuật và kiểm dịch nêu tại các Điều 61, 62, 63 và 64 của Luật Quản lý ngoại thương gồm:

• Hàng hóa nhập khẩu cần phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật và kiểm dịch nếu thuộc diện kiểm soát theo quy định của pháp luật.
• Những mặt hàng có nguy cơ gây hại phải được kiểm soát chặt chẽ theo cảnh báo từ các tổ chức quốc tế, khu vực hoặc cơ quan chức năng nước ngoài.
• Hàng hóa nhập khẩu bị phát hiện vi phạm sẽ bị kiểm tra theo các quy định pháp luật hiện hành.

Ngoài ra, theo Điều 5 của Luật Quản lý ngoại thương, một số loại hàng hóa bị cấm nhập khẩu bao gồm:

• Vũ khí hoặc đạn dược, vật liệu có thể gây nổ.
• Hóa chất thuộc danh mục cấm theo quy định pháp luật.
• Hàng hóa tiêu dùng, phương tiện và thiết bị y tế đã qua sử dụng.
• Pháo, đèn trời và các thiết bị gây nhiễu cho máy đo tốc độ phương tiện giao thông.
• Phế thải, phế liệu và thiết bị làm lạnh có chứa C.F.C.
• Các sản phẩm hoặc vật liệu chứa amiăng thuộc nhóm amfibole.
• Thuốc giúp bảo vệ thực vật những bị cấm sử dụng ở Việt Nam.
• Các mẫu động thực vật hoang dã quý hiếm nằm trong phụ lục CITES, nhập khẩu với mục đích thương mại.

Các loại giấy tờ chuẩn bị cần phải có

Để hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh cần chuẩn bị các giấy tờ hành chính như sau:

Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại được thiết lập giữa các bên liên quan nhằm mục đích quy định, điều chỉnh hoặc kết thúc các quyền và nghĩa vụ liên quan đến các hoạt động thương mại. Bản hợp đồng này sẽ đề cập rõ thông tin về bên bán, bên mua, các điều khoản giao hàng, mô tả hàng hóa cùng các điều kiện thanh toán…

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại thường được người xuất khẩu lập ra nhằm thu tiền từ người mua cho lô hàng hóa theo các điều khoản đã được quy định trong hợp đồng. Trong hồ sơ nhập khẩu, hóa đơn thương mại thường bao gồm các thông tin như:

• Mã số và ngày in hóa đơn.
• Thông tin về bên mua lẫn bên bán.
• Chi tiết về hàng hóa bao gồm mô tả, giá trị, số lượng, đơn giá, điều kiện giao nhận và thanh toán, số chuyến tàu và tên tàu, cảng xếp và dỡ hàng.

Phiếu chi tiết hàng hóa

Phiếu chi tiết hàng hóa là loại giấy tờ mô tả phương pháp đóng gói của lô hàng. Tờ phiếu này sẽ cung cấp thông tin về số lượng, trọng lượng kiện hàng, thể tích cũng như tình trạng của lô hàng.

Vận đơn

Vận đơn là loại giấy tờ hành chính khá quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Đây là chứng từ được người vận chuyển soạn thảo, ký tên và cấp cho chủ hàng. Vận đơn chứng minh rằng người vận chuyển đã nhận hàng hóa để vận chuyển bằng đường biển và cam kết giao hàng đúng số lượng cho người nhận theo những điều khoản đã thỏa thuận.

Tờ khai hải quan

Trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, doanh nghiệp chắc chắn phải thực hiện điền tờ khai hải quan. Tờ khai hải quan là một loại văn bản mà các bên tham gia xuất nhập khẩu cần phải điền đầy đủ thông tin về mặt hàng, bao gồm đặc điểm, số lượng và các thông số kỹ thuật khác. Đây là một văn bản quan trọng đảm bảo rằng hàng hóa có thể được phép vận chuyển qua biên giới quốc gia.

Giấy chứng nhận chất lượng

Giấy chứng nhận chất lượng là loại giấy tờ thiết yếu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Đây là chứng nhận xác nhận chất lượng của sản phẩm, thường do một tổ chức độc lập và uy tín cấp, nhằm đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chất lượng.

Giấy chứng nhận kiểm định

Giấy chứng nhận kiểm định là văn bản bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Tài liệu này sẽ do các cơ quan kiểm định độc lập hoặc phòng thí nghiệm thực hiện nhằm xác định các thông số kỹ thuật của sản phẩm như tính chất vật lý, độ ẩm, thành phần hóa học và các yếu tố liên quan.

Giấy chứng nhận vệ sinh

Giấy chứng nhận vệ sinh là loại giấy tờ xác nhận mức độ an toàn và vệ sinh của sản phẩm. Đây là một trong những văn bản bắt buộc trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là đối với các sản phẩm thực phẩm, nông sản, thủy sản… Mục đích của giấy chứng nhận này là đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất và vận chuyển theo các tiêu chuẩn về vệ sinh và an toàn thực phẩm.

Giấy chứng nhận hun trùng

Đây là loại văn bản xác nhận việc sản phẩm không chứa các loại côn trùng và sâu bệnh có thể gây hại, nhất là đối với những mặt hàng nông sản, gỗ, lâm sản… Từ đó đảm bảo sản phẩm nhập khẩu sẽ không gặp phải các vấn đề về vi trùng, vi khuẩn…

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, các doanh nghiệp cần làm đủ các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hàng cần nhập khẩu

 

Bước đầu tiên trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam chính là xác định mặt hàng doanh nghiệp muốn nhập. Để đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, trước tiên cần xác định rõ loại hàng hóa cần nhập khẩu có nằm trong danh mục hàng hóa đặc biệt hoặc cấm nhập khẩu hay không, cụ thể:

• Hàng hóa thương mại: Nếu hàng hóa thuộc loại này và đáp ứng đủ các yêu cầu, bạn có thể thực hiện các thủ tục nhập khẩu theo quy trình thông thường.
• Hàng bị cấm: Nếu hàng hóa bạn định nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm, bạn phải ngừng toàn bộ các hoạt động nhập khẩu để tránh vi phạm pháp luật.
• Mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu: Để tránh phát sinh chi phí lưu kho, bạn nên hoàn tất các thủ tục xin giấy phép trước khi hàng đến cảng.
• Mặt hàng cần được công bố hợp quy: Doanh nghiệp phải thực hiện quy trình công bố hợp quy cho hàng hóa trước khi đưa hàng về cảng.
• Mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, bạn cần thực hiện việc kiểm tra ngay khi hàng hóa cập cảng.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là loại văn bản chính thức ghi lại sự thỏa thuận giữa hai bên trong một giao dịch quốc tế. Theo đó, nội dung của bản hợp đồng ngoại thương thường bao gồm các thông tin như: tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá cả, và yêu cầu về quy cách đóng gói…

Bước 3: Kiểm tra chứng từ hàng

Để hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ:

• Hợp đồng kinh doanh.
• Hóa đơn thương mại.
• Phiếu đóng gói hàng.
• Vận đơn (B/L).
• Giấy chứng nhận xuất xứ.
• Các giấy tờ cần thiết khác liên quan đến hàng hóa.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu lô hàng của bạn thuộc loại hàng hóa cần phải kiểm tra chuyên ngành, đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Sau khi nhận được thông báo về việc hàng hóa đã đến, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo này từ hãng vận chuyển khoảng hai ngày trước khi tàu đến cảng.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được thông báo hàng đã đến, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo hải quan qua hệ thống điện tử. Để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về lô hàng nhập khẩu. Sau khi hoàn tất việc khai báo và gửi thông tin, hệ thống sẽ tự động cấp số hồ sơ nếu mọi thông tin đều đúng và đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tất cả các thông tin để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu gồm các giấy tờ như sau để lấy được lệnh giao hàng:

• Bản sao CCCD/CMND.
• Vận đơn bản sao.
• Vận đơn gốc (cần có dấu).
• Thanh toán phí dịch vụ.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Soạn hồ sơ hải quan là khâu bắt buộc trong quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Tùy thuộc vào kết quả phân luồng của tờ khai, bạn sẽ cần chuẩn bị các loại hồ sơ và chứng từ khác nhau. Có ba trường hợp như sau:

• Luồng xanh: Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hải quan, bạn sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. Tuy nhiên, bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết để ứng phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
• Luồng vàng: Trong trường hợp này, hải quan sẽ không kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ. Do đó, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nắm rõ thông tin về hàng hóa để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi.
• Luồng đỏ: Hải quan sẽ thực hiện kiểm tra toàn bộ hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa với mức độ kiểm tra cao nhất. Đây là tình huống đòi hỏi bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu và chứng từ liên quan để đáp ứng yêu cầu kiểm tra của hải quan.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập khẩu

Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế cho lô hàng bao gồm thuế nhập khẩu và thuế VAT. Bên cạnh đó, tùy theo loại hàng hóa, doanh nghiệp còn có thể cần phải nộp thêm thuế môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho

Bước cuối cùng trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam chính là việc vận chuyển hàng về kho bãi của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần chú ý thực hiện các thủ tục như:

• Thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng về kho.
• Tìm kiếm địa điểm lưu trữ như nhà kho hoặc bến bãi để bảo quản hàng hóa.
• Kiểm tra tính hiệu lực của lệnh giao hàng và nếu cần, thực hiện việc gia hạn. Sau đó, doanh nghiệp cần đến phòng thương vụ của cảng để trình các giấy tờ cần thiết như D/O và mã vạch tờ khai hải quan.

Một số lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, các đơn vị kinh doanh cần lưu ý một vài vấn đề sau:

• Khai báo: Bạn có thể khai báo tối đa 50 loại hàng hóa trong một tờ khai. Nếu số lượng hàng hóa vượt quá 50 loại, cần sử dụng tờ khai bổ sung và liên kết các tờ khai bổ sung với số nhánh của tờ khai chính.
• Giá trị tính thuế: Nếu người khai hải quan thực hiện việc đăng ký và nhập thông tin trong cùng một ngày, tỷ giá tính thuế sẽ giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu việc thực hiện kéo dài qua hai ngày, tỷ giá sẽ có sự khác biệt và doanh nghiệp cần phải thông báo lỗi.
• Thuế suất: Nếu người khai sử dụng IDA, hệ thống sẽ tự động áp dụng mức thuế suất theo ngày dự kiến của tờ khai IDC.
• Miễn, giảm thuế: Doanh nghiệp cần lưu ý để tận dụng các ưu đãi miễn giảm thuế khi khai báo trên hệ thống.
• Thuế VAT: Đối với hàng hóa chịu thuế VAT, doanh nghiệp phải nhập thông tin thuế VAT vào phần đã được chỉ định trong hệ thống khai báo nhập khẩu.
• Đăng ký tờ khai: Nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện để đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ từ chối cấp số và thông báo lỗi. Tuy nhiên, đối với các trường hợp khẩn cấp như viện trợ nhân đạo… hệ thống sẽ chấp nhận đăng ký.
• Bảo lãnh: Trước khi nhận số tờ khai, hãy đăng ký bảo lãnh. Đặc biệt, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng số vận đơn khớp với số vận đơn đã khai trong màn hình nhập liệu.
• Nộp thuế: Khi phải nộp thuế với mức thuế khác nhau cho cùng một mặt hàng, người khai cần phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai theo từng thời hạn nộp thuế tương ứng.

Nhìn chung, việc nắm vững và thực hiện đúng thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập hàng mà còn đảm bảo việc hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững. Vậy nên, các đơn vị kinh doanh cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ các yêu cầu pháp lý và cập nhật thường xuyên các chính sách mới.